¿Está pensando en cambiar de Administrador?
Nosotros podemos ayudarle.
Pasos para cambiar de Administrador
Suele pasar que cuando una Comunidad de Propietarios se decide a cambiar de Administrador, no sabe muy bien por dónde empezar. Por ello, desde ADFINCUR os explicamos estos sencillos pasos para cambiar de Administrador de Fincas, y os ofrecemos los modelos de convocatoria y actas de manera totalmente gratuita ¡Así será más fácil y rápido!
Propuesta y Convocatoria de la Junta
Junta y Votación
Motivos del cese
Podemos llamarle para explicarle cómo hacer el cambio y ayudarle a redactar la convocatoria y acta de la Junta.
Paso 1: Propuesta y Convocatoria de la Junta
El cambio de Administrador de Fincas puede proponerlo cualquier propietario de la Comunidad. Y para presentar la propuesta, debe convocarse una Junta.
La junta para cambiar de administrador la convoca, de manera habitual, el presidente de la comunidad, ya que tiene la potestad para convocar la junta sin necesidad de que exista un número mínimo de convocantes. Pero también la pueden convocar el 25% de los vecinos.
Si se promueve la junta sin la ayuda del presidente o el administrador, se debe tener en cuenta que todos los propietarios tienen que ser correctamente notificados. Además, no es necesario que esté presente el Administrador saliente.
El cambio puede producirse en una junta extraordinaria, convocada exclusivamente para este asunto, o en una junta ordinaria cómo un orden más del día.
ADFINCUR puede acompañarle en todo el proceso de convocatoria y cambio de administración, facilitándoos la gestión.
Convoca una Junta Extraordinaria
Además, para que el proceso sea más sencillo, aquí os ofrecemos el modelo de convocatoria extraordinaria para cambiar de administrador. Podéis descargarlo y rellenar los datos de vuestra Comunidad.
Paso 2: Junta y Votación
Se necesita una mayoría simple tanto en número de propietarios (la mitad más uno de los propietarios) como en porcentaje de cuota de participación (más del 50% de propiedad del inmueble representada) para que se apruebe el cambio de administración.
De cara a la Junta, es conveniente tener propuestas alternativas de administración para que no se cree un vacío de gestión y haya que convocar una nueva junta. No olvidéis incluir en el orden del día la presentación de estas propuestas supeditadas a la aprobación del cambio de administración.
Una vez tomada la decisión de cambio, al administrador saliente hay que notificarle por escrito. Contará con un plazo de hasta 30 días para la entrega de la documentación esencial y realizar el cambio de Administrador.
DEBE SABER:
Aunque exista un contrato firmado con el administrador por un plazo mayor al año, la Ley de Propiedad Horizontal establece que las renovaciones del cargo de administrador se realizarán por plazos de 1 año por lo que vigencias mayores a este periodo no son válidas.
El Acta
Para cuando se celebre la junta, aquí les dejamos el modelo de acta de la Junta General Extraordinaria. Podéis descargarlo y rellenar los datos sobre la junta, ¡así de fácil!
Paso 3: Motivos del cese
Debéis motivar adecuadamente las razones para el cese de la administración actual, lo que se denomina «causa justa», que no incluye por ejemplo: el hecho de tener una oferta económica más ventajosa, no convocar juntas (eso puede hacerlo siempre el presidente), o la exigencia del cobro a morosos.
La pérdida de confianza puede ser considerada una causa justa. El justificarla con los compromisos adquiridos por el administrador al inicio de su gestión, es lo adecuado. Un documento de utilidad es el código deontológico del administrador de fincas del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España, en el que se recogen las obligaciones, buenas prácticas y relaciones con los propietarios que son esperables en el ejercicio de la profesión.
Causa justa es, por ejemplo, la pérdida de confianza derivada de un perjuicio económico causado a la comunidad, o no presentar las cuentas anuales en tiempo y forma.
No olvidéis establecer un plazo para la transferencia de la documentación de la comunidad, el administrador «saliente» debe proporcionar el cierre de la contabilidad hasta la fecha del cambio y el administrador «entrante» revisarla.
En el caso que el administrador saliente reclame una indemnización y que la causa justa no haya podido ser demostrada, podéis intentar negociar con vuestro administrador dicha indemnización.
¿Qué ocurre después de cambiar de Administrador de Fincas? ¿Cómo procede ADFINCUR?
Documentación y Sustitución
Desde ADFINCUR, como administrador entrante, nos encargamos de solicitar al Administrador cesado toda la documentación referente a a la Comunidad y revisarla, confirmando que todo esté en orden.
¿Qué documentación se debe traspasar el administrador entrante?
El administrador saliente debe entregar la siguiente documentación en un plazo de 10 a 15 días:
- Listado de propietarios, coeficientes, datos de contacto y forma de pago de los diferentes recibos de la comunidad.
- Últimos recibos ordinarios emitidos y derramas pendientes (en caso de existir).
- Si existe algún empleado en la comunidad, debe proporcionarse su nómina y los seguros sociales abonados.
- La tarjeta de identificación fiscal de la propiedad, necesaria para el pago de impuestos.
- Contrato de la cuenta corriente de la comunidad y firmas autorizadas o necesarias para operar con la entidad.
- Contacto de los proveedores de obras pasadas y mantenimientos en curso.
- Contrato del seguro de la comunidad y contacto para el caso de incidencias.
- El libro de actas de la comunidad, incluyendo el último acta.
- Los Estatutos.
- La escritura de obra nueva y división horizontal.
Además, dentro de un plazo recomendable de 30 días, el administrador saliente debe proporcionar la siguiente información también: contratos de mantenimiento, contratos de suministros, y contratos de alquileres.
Incluimos la documentación necesaria para el funcionamiento de las instalaciones con sus revisiones correspondientes; las licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha; para los ascensores, el organismo de control y fechas de inspección; los contratos de trabajo y Seguros Sociales (TC1 y TC2); el material relativo a prevención de riesgos laborales; las liquidaciones IRPF e IVA.; los procedimientos judiciales, en vigor o finalizados; la correspondencia; y la contabilidad de los últimos 5 años.
En el caso de que el administrador saliente no entregue toda la documentación solicitada o se niegue expresamente a hacerlo, esta conducta es sancionable.
ADFINCUR os hace el proceso más fácil
El cambio de administrador de una comunidad de propietarios es un proceso más sencillo de lo que pueda parecer. Y si no estáis satisfechos con el servicio que actualmente estáis recibiendo, en ADFINCUR os proponemos un cambio, y os acompañaremos durante todo el proceso.
Desde ADFINCUR le ofrecemos una solución personalizada 100%.:
- Acorde a las necesidades concretas de su comunidad.
- Ponemos a tu disposición nuestra experiencia para que puedan realizar el cambio de manera fácil y rápida
- Realizamos el proceso de cambio de administración sin coste.
¿Le interesa?
Puede solicitar un presupuesto sin compromiso para la administración de su Comunidad.
Gestión Administrativa
Elaboración y envío de las convocatorias para que se realicen las reuniones, bien sea de carácter ordinario o extraordinario.
Ayudar a la junta, en el desarrollo de las reuniones, bien sean ordinarias o extraordinarias.
Redactar del Acta de la Junta, la cual debe transcribir todos los puntos en el libro de actas y enviar copia a todos los propietarios.
Elaboración y envío de circulares, cartas, requerimientos, notificaciones y documentos importantes a los propietarios, así como a los organismos oficiales, proveedores, acreedores, entre otros.
Firmar los certificados de deudas, para compraventas o para que luego puedan ser usados en el caso de que se llegue a necesitar intervención judicial.
Actualización y protección de los datos, en forma digital o física, de los propietarios que componen la comunidad, registrando los cambios tanto domiciliarios y a efectos de notificaciones, como de titularidad de los inmuebles.
Custodia del libro de actas, asegurando además la conservación por 5 años de las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos importantes.
Seguimiento de siniestros con la CIA de Seguros.
Control y seguimiento de incidencias/averías.
Inspecciones reglamentarias, nos encargamos de cumplir con los plazos establecidos y aplicar la normativa vigente en materia de inspecciones periódicas.
Subvenciones, Información y tramitación de las subvenciones oficiales de las que pudiera beneficiarse la comunidad.
Licencias y permisos, gestión de licencias, permisos de obra o actividad, etc.
Contratación de suministros, seguros y servicios según los acuerdos adoptados.
Optimización de los distintos servicios prestados por terceros a la Comunidad, ahorrando costes y aumentando la calidad de los servicios que recibe.
Zonas de recreo, gestión zonas recreativas y deportivas: adaptación a la normativa vigente, reglamentos de uso y disfrute, vigilancia, etc.
Visitas periódicas al complejo para supervisar los empleados, subcontratas y proyectos en curso.
Gestiones presenciales en representación de la Comunidad.
Actuar en todo momento de buena fe y en defensa de los intereses de la Comunidad de vecinos, guardando fidelidad a los mismos, pero tratando de manera justa e igualitaria a todas las partes en relación..
Gestión Contable y Económica
Máxima transparencia, una contabilidad fiable y regular.
Gestión Contable y Económica
Le brindamos nuestra experiencia y conocimientos para hacerle llegar una contabilidad fiable y regular.
Las comunidades de vecinos, como cualquier organización con ingresos y gastos, debe realizar tareas administrativas para garantizar el cobro y pago de las obligaciones y derechos de la misma.
Ofrecemos:
Administración rigurosa y transparente de las finanzas, en la que la Comunidad contará con datos contables e informes financieros actualizados periódicamente.
Facturación y cobro a través de domiciliación bancaria de los recibos, fijados por la comunidad de propietarios, por cuotas ordinarias y extraordinarias.
Control de los fondos que maneje, dejando claro que ese dinero siempre estará a disposición de las personas autorizadas por la comunidad de propietarios, que poseerán firma bancaria mancomunada.
Administración y cobro de los recibos generados y que estén pendiente de pago.
Cierre de cuentas mensual con información de tesorería y morosidad.
Presupuesto anual, un plan de gastos que será la base del cálculo para fijar las cuotas a pagar cada mes por cada uno de los miembros de la comunidad de vecinos.
Control presupuestario trimestral para detectar posibles desviaciones.
Cuentas anuales, adjuntando infomes del estado financiero de la comunidad, gráficos, comparativos y balances con cada cierre anual.
Cálculo de cuotas, en función del presupuesto anual de gasto se calcularán las cuotas necesarias para cubrir las obligaciones de la comunidad.
Gestión de gastos extraordinarios, ante gastos extraordinarios se propondrán y gestionarán medidas, como derramas o préstamos, para poder afrontar estos gastos no corrientes.
Gestión y conciliación de las cuentas bancarias y cajas que tenga la comunidad de vecinos para su correcto funcionamiento.
Factura correspondiente a cada anotación contable.
Estaremos a su lado para ayudarle a tomar decisiones.
Gestión y asesoría Fiscal
Las comunidades de vecinos tienen obligaciones fiscales en determinadas circunstancias, y es fundamental realizar estas tareas de manera correcta para evitar multas y recargos.
Simplificamos los procesos de realización y presantación de impuestos.
Operaciones con terceros, modelo 347, deberán presentarlo las comunidades de vecinos que hayan tenido operaciones superiores a los 3.005,06€ anuales con terceros, con proveedores.
Retención e ingresos a cuenta, modelo 111, retenciones de IRPF a trabajadores de la comunidad de vecinos o e retenciones de IRPF a profesionales que prestan servicios a la comunidad. Modelo anual 190.
Atribución de rentas, modelo 184, de subvenciones o alquileres o intereses que pueda recibir la comunidad.
Impuesto sobre el Valor Añadido IVA, modelo 303, para comunidades de vecinos que alquilan instalaciones comunitarias. Modelo anual 390.
Tasas Municipales, Vados, IBI, licencias de obra e ICIO.
También existen obligaciones censales con la Agencia Tributaria,
Altas, bajas y modificaciones en las obligaciones tributarias, modelo 036.
Certificado Digital y Vigilancia de Buzones.
Solicita con nosotros de forma fácil, rápida y segura tu Certificado Digital y así agilizar tus tramites administrativos.
Reclamación de impagados
Seis de cada diez comunidades sufren impagos.
La ausencia de control moroso supone un alto riesgo para la actividad financiera de la comunidad, generando tensiones de liquidez y desestabilizando la operatividad de las comunidades.
El 48 % de las comunidades afrontan pérdidas de ingresos significativas debido a la morosidad.
En la fase extrajudicial, nos encargmos de comunicarnos con los deudores, enviando recordatorios de pago y negociando acuerdos de pago amigables.
Nuestra experiencia en la mediación y negociación nos permite encontrar soluciones eficientes y rápidas para resolver situaciones de impago.
Realizamos un seguimiento de la deuda, firma de acuerdos de pago y reconocimiento de deuda.
Nos encargamos de recobrar recibos impagados y de elaborar informes sobre el estado y la evolución de cada deuda.
El objetivo es evitar los efectos de una reclamación judicial de la deuda e intentar un acuerdo satisfactorio entre las partes de forma amistosa.
Reclamaciones a propietarios morosos y recibos devueltos. A través de nuestras herramientas y procedimientos podemos ofrecerle la mejor solución para sus propietarios morosos.
Si la vía prejudicial no es viable, se analiza la documentación acreditativa de la deuda para estudiar la viabilidad judicial del expediente impagado.
Realizamos las correspondientes gestiones y requerimientos de pago, analizamos la solvencia del deudor y valoramos las expectativas de cobro del impagado en vía judicial.
Aseoría Jurídica personalizada
Asesoramos en todas las tareas relacionadas con el funcionamiento normativo de la comunidad de vecinos, estatutos, órganos de gobierno, etc.
Asesoramiento a los propietarios en los estatutos, el reglamento de la comunidad, etc.
Asesoramiento a los propietarios en el estado de las cuentas y de los cobros y pagos de la comunidad.
Asesoramiento a los propietarios sobre la normativa vigente: Ley de Propiedad Horizontal y sus normas complementarias, Ley de Protección de Pagos, Ley de Prevención de Riesgos Laborales, LOPD etc.
Revisión de todos los contratos, para que las actividades de la comunidad se desarrollen de forma correcta y sin riesgos legales (servicios, obras de reparación o mantenimientos).
Recursos Humanos
Es sin duda una de las máximas preocupaciones de las comunidades, ya que es mejor estar al corriente con sus obligaciones legales y no esperar sorpresas a futuro.
Para su mayor tranquilidad, contamos con la información necesaria y conocimiento sobre la implementación de los requisitos legales.
Nos encargamos de gestionar a los empleados de las fincas, tales como los porteros, conserjes, vigilantes, limpiadores y personal de seguridad, así como las viviendas deportería.
Gestionamos los Contratatos, Nóminas, y Seguros Sociales.
Altas, bajas y modificaciones.
Contratación de personal suplente.
Certificados de empresa para la declaración de la renta del empleado.
Y presentación de impuestos Mod. 111 y 190.
Prevención de riesgos laborales.
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